نظام إدارة وحفظ المستندات

يقوم هذا النظام بتصوير المستندات الورقية الخاصة بالملفات الإدارية والمالية وكذلك مكاتبات الصادر والوارد ومن ثم تصنيف هذه الصور وتخزينها لإمكانية استعراضها بعد ذلك والبحث فيها وطباعتها إذا لزم الأمر.

كما يتم أيضاً إضافة بيانات غرفة الحفظ والتي تشير إلى أين يحفظ الملف.

يعمل النظام من خلال جزأين أحدهما يعمل على محطة الماسحات الإلكترونية والتي تقوم بتصوير المستندات وإرسالها إلى أجهزة الحاسبات الخادمة، والجزء الثاني يعمل من خلال شبكات الإنترانت والإنترنت حيث من خلاله يمكن استعراض المستندات والبحث فيها.

وقد تم إنشاء نظام إدارة وحفظ المستندات بهدف حفظ المستندات المالية (موازنة – حسابات خاصة) والملفات الادارية (ملفات أعضاء هيئة التدريس – ملفات شئون عاملين - ملفات الصادر والوارد – الملفات القانونية – ملفات أخرى) الخاصة بالجامعة لتسهيل البحث على أي ملف أو مستند ومراجعته مما يساعد العاملين علي النظام علي توفير الوقت والمجهود
النظام مصمم طبقاً للمعايير القياسية للعمل الإلكتروني e-Business، حيث يمكن التعامل معه من خلال شبكات الانترانت والانترنت، ويتم تطويره باستمرار لعمل إصدارات جديدة تتواءم والتطور السريع في تقنية المعلومات.
 

يتميز نظام حفظ المستندات بالخصائص التالية:

  • حصر كامل للملفات المالية والإدارية بجمبع أنواعها
  • يحتوي هذا النظام على كافة بيانات الملفات المالية والإدارية الموجودة في غرف الحفظ لمؤسسات الجامعة
  • يحتوي النظام على تقارير سنوية ،نصف سنوية،شهرية ويومية عن الملفات والمستندات المدخلة
  • يحتوي النظام على تقارير عام عن الملفات والمستندات التي تم حفظها
  • تيسير العمل وتحويل العمل والتسجيل اليدوي للمحفوظات إلى عمل إلكتروني منظم لكي يتواءم مع باقي الأنظمة
  • تحقيق الجزء الخاص بمرحلة الحفظ في النظام الإلكتروني لمتابعة المستند من بداية إنشائه حتى مرحلة الحفظ (Document Management System) 

بيانات النظام

  • مستندات الملفات المالية: بيانات الموازنة – بيانات الصناديق والحسابات الخاصة
  • مستندات الملفات الإدارية: بيانات شئون عاملين – بيانات أعضاء هيئة التدريس – بيانات الصادر والوارد – بيانات غرفة الحفظ (الادبارة – الرف – الدولاب).

تطبيقات النظام

مسح المستندات وتصنيفها وإرسالها إلى الحاسبات الخادمة – معالجة بعض العيوب في الصور – استعراض المستندات والبحث فيها – تعديل بيانات المستندات إذا لزم الأمر.

تقارير النظام

يقوم النظام باستخراج التقارير التالية: تقرير يومي للملفات والمستندات، تقرير عام عن الملفات، تقرير عددي للمحفوظات خلال فترة معينة، إحصائية الملفات والمستندات الموجودة، تقرير عن الملفات المرفوعة.

الجهات التي يعمل فيها النظام

جهات داخل الجامعة:

الادارة العامة لجامعة المنصورة - مركز الأورام - كلية الهندسة - الإدارة العامة للمدن الجامعية - مركز طب وجراحة العيون - كلية التجارة - مركز تقنية الاتصالات والمعلومات - مستشفى الطوارئ - المستشفى الرئيسى - مستشفى الأطفال الجامعى - كلية التربية - كلية الآداب - كلية التمريض

جهات خارج الجامعة:

 الهيئة العامة للاستشعار من بعد وعلوم الفضاء - أكاديمية النيل
 

إحصائية بيانات النظام

نوع الملفات عدد الملفات
الملفات المالية 186,890
ملفات الصادر والوارد 50,578
ملفات الموظفين 9,368
ملفات أعضاء هيئة التدريس 4,443


يحتوي النظام على بيانات أكثر من 250 ألف ملف و مستند.

Submit to FacebookSubmit to Google PlusSubmit to TwitterSubmit to LinkedIn

عن المركزالمهام والإنجازات

يقوم المركز منذ عام 1998 علىالنهوض بجامعة المنصورة لمواكبة متطلبات عصر المعلومات، خاصة الإدارة الإلكترونية، وتحويل كافة أنواع العمل اليومي داخل الجامعة من العمل الورقي إلى العمل الإلكتروني... المزيد

من تويترتابع أخبارنا

جاليريصور من أحداث متنوعة

بيانات الاتصال

 مصر - المنصورة - جامعة المنصورة - الرقم البريدي: 35516
2223694/2223693 50 20+
Qr Code
JoomShaper
  • عدد الزوار:
  • اليوم 200
  • |
  • هذا الشهر: 6489